11 Lieblingstools als selbstständige Fotografin 2025
In diesem Blogpost möchte ich dir meine 11 Lieblingstools als Fotografin vorstellen. Natürlich sind die Tools und Programe nicht nur für Fotografen geeignet, sondern können jedem Selbstständigen oder Freelancer den Alltag erleichtern. Als Selbstständige muss man viele Hüte tragen. Dabei helfen mir diese Tools und Programme täglich und sparen mir Zeit. Heute stelle ich euch meine Lieblingstools für organisatorische Belange sowie Tools, die ich als Fotografin täglich nutze vor. Bist du bereit, dich besser zu organisieren, Zeit zu sparen und mehr gebacken zu bekommen?
Tools für die Organisation im Business Alltag
Manchmal habe ich das Gefühl, als Selbstständige bin ich mehr mit organisatorischen und administrativen Aufgaben beschäftigt. E-Mails und Anfragen beantworten sind da der kleinere Teil. Da gibt es noch Rechnungsstellung, Steuer, Terminplanung, Organisation, Marketing usw. Die Liste scheint endlos. Bist du bereit, deinen Workflow zu optimieren?
Inhalt: Meine Lieblingstools als selbstständige Fotografin
Meine Top-Orga-Tools als Fotografin
dubsado CRM
Jahrelang habe ich nach einem CRM System (Customer Relationship Management System) gesucht, das zu mir passt. Nachdem ich im Frühjahr beinahe eine Doppelbuchung angenommen hatte und mir eine Hochzeit in meinen Urlaub gelegt hatte, war für mich klar: Ich brauche mehr Überblick und Struktur. Also habe ich mir alle Tools angesehen, die es am Markt gibt und die Wahl fiel auf das CRM Dubsado. Damit bin ich sehr happy.
Mit Dubsado organisiere ich meine Kundenprojekte, Anfragen, Angebote, Fragebögen und Preislisten. Auch Verträge kann ich nun digital unterzeichnen lassen und spare mir die Zeit mit dem Versand des Vertrags per Post. Am Ende habe ich alle Infos zu einem Auftrag an einem Ort und das ist eine große Hilfe!
Einer meiner Hauptpunkte für die Nutzung eines CRMS waren Workflows. Ein Workflow ist in diesem Fall eine Abfolge von Handlungen wie das Versenden von E-Mails, Verträgen, Fragebögen an meine Kunden und Erstellen von todos für mich. Ein Beispiel: Etwa 4 Wochen vor der Hochzeit versende ich einen Fragebogen an meine Kunden, außerdem werde ich erinnert einen Termin für die finalen Absprachen auszumachen. Eine Woche vor der Hochzeit schickt das System eine E-Mail mit letzten (allgemeinen) Infos an meine Paare. So kann ich hier beliebig viele Aktionen in einem Workflow festlegen.
Ebenfalls ist Dubsado direkt an meinen Kalender angebunden und ich sehe automatisch, wenn eine Doppelbuchung vorliegt oder für das Datum schon eine andere, noch offene, Anfrage vorliegt. Das sind nur einige von vielen Funktionen von Dubsado. Gerne erzähle ich euch mehr dazu!
todoist
Seit vielen Jahren nutze ich ToDoIst Premium für die Organisation meiner ToDos und Ideen.
ToDoIst ist ein Programm für deine digitale ToDo Liste. Hier sammle ich neben ToDo’s auch Ideen und Reminder. Für mich visuell und strukturell das beste Programm für die Aufgabenplanung. Es kann aber noch so viel mehr. Du kannst Projekte anlegen, Fälligkeiten und Prioritäten festlegen. Ebenfalls ist die Organisation von Projekten im Kanban-Stil mit Boards möglich. 2020 wurde dieses Tool sogar mit dem Editors Choise Award von Google ausgezeichnet.
Die Standardversion ist kostenlos. Hier kann man aber beispielsweise nur wenige aktive Projekte anlegen. Ich nutze die kostenpflichtige Pro Version. Für mich war es ausschlaggebend, dass ich bestimmte Projektverläufe exportieren kann und Erinnerungen einstellen kann.
SevDesk
Seit Beginn meiner Selbstständigkeit nutze ich für die Erstellung von Rechnungen (und teils Angeboten) SevDesk. Ich mag das schlichte Design und die einfache Bedienung. Hier sind alle meine Kunden und Produkte hinterlegt und Rechnungen erstelle ich in wenigen Klicks. Ebenso schnell geht die Übertragung der Ausgangsrechnungen an Datev, für die Bearbeitung durch meinen Steuerberater. Auch die Anbindung an das eigene Konto ist super, so sieht man gleich, welche Rechnungen ausstehen.
My VPA
Das Abgeben von Admin Tasks hält mir in stressigen Zeiten auf jeden Fall den Rücken freigehalten. Einfache Aufgaben, die aber echte Zeitfresser sind, gebe ich an meine virtuelle Assistentin ab. Bei MyVPA kauft man ein Stundenkontingent, dass man dann für die Wunschaufgaben einsetzen kann. Die Aufgaben müssen dabei nicht zwingend administrativ sein. Auch im Bereich Marketing, Vertrieb, Design etc. kann man Aufgaben vergeben. Ich finde es super, dass ich mir so Hilfe holen kann, wenn ich sie brauche.
Meine Liebglingstools als selbstständige Fotografin
Nun kommen wir zu den Programmen, die dir speziell als Fotograf dein Leben erleichtern, Zeit und Geld sparen. Meine liebsten Programme, die ich schon jahrelang nutze findet ihr hier.
JPEG Mini
Wer kennt es nicht: Speicherplatz ist einfach immer Mangelware. Egal ob Online, auf dem Server oder den externen Festplatten. Mit JPEG Mini könnt ihr eure JPEG Dateien um verlustfrei komprimieren. Das bedeutet die Qualität des Bildes bleibt gleich. Eine Datei mit 1,3 MB zum Beispiel hat dann noch 0,7 MB. Das spart auf Dauer Speicherplatz und somit auch Kosten. Mein Tipp: Zu Black Friday hat JPEG Mini meistens gute Angebote.
Imagen AI
Bei der Bildbearbetiung lasse ich mich von einer künstlichen Intelligenz unterstützen. Anfangs war ich skeptisch doch jetzt ist dieses Tool nicht mehr aus meinem Workflow wegzudenken. Hierfür nutze ich ImagenAI und bin damit sehr zufrieden.
Wie funktioniert das? Durch das Hochladen von Lightroom Katalogen erstellt die AI dein eigenes Profil. Dieses kannst du im Backend noch verfeinern und es lernt mit. Ich lade also den Katalog im ImagenAI Panel hoch und habe wenige Minuten später meine Bilder in meinem Stil bearbeitet und im Lightroom Katalog. Diese Bilder kontrolliere ich nun und beschneide, wenn nötig. Außerdem übernehme ich die Schwarz-Weiß Bearbeitung sowie das Entfernen von störenden Objekten.
AfterShoot
Ihr wisst bestimmt, dass es viel Zeit kostet, sich durch tausende von Bilder von einer Hochzeit oder einem Shooting zu klicken. Seit ein paar Jahren nutze ich dafür ein neues Tool, welches mir so viel Zeit spart: AFTER SHOOT.
Was unterscheidet AfterShoot von anderen Culling Programmen? Es bewertet die Bilder anhand von künstlicher Intelligenz (und die funktioniert richtig gut). Das heißt das Programm gruppiert doppelte Bilder und wählt das für dich Beste aus. Natürlich erkennt es Bilder, die nicht einwandfrei sind wie Aufnahmen mit geschlossenen Augen, überbelichtet oder unscharf. Außerdem lernt es im Prozess. Wenn es merkt, dass du immer lieber dieses Lächeln in der Auswahl hättest, berücksichtigt es dies im Zukunft.
Borlabs Cookies
Keiner mag sie, doch sind sie als Webseitenbetreiber wichtig: Cookie Notice. Lange habe ich nach einem sicheren Tool dafür gesucht. Mit Borlabs Cookies könnt ihr einen Datenschutzkonformen Cookie Notice für WordPress Seiten erstellen. Leider ist dieses Tool kostenpflichtig.
Planoly
Das nächste Tool, ohne das ich untergehen würde, ist definitiv Planoly. Planoly ermöglicht dir deine Instagram und Facebook Beiträge anzuordnen und zu planen. Ich bin ein großer Fan des Draft Features, wo man verschiedene Bilder hochladen kann und man hat sie dann immer zur Hand. Auch können Hashtags abgespeichert werden. Planoly kann dann selbstständig Beiträge posten oder erinnert dich zur festgelegten Zeit daran, deinen Post zu veröffentlichen. Meine Empfehlung für alle, die damit kämpfen regelmäßig auf Social Media aktiv zu sein!
Flodesk
Schon vor Jahren wollte ich einen eigenen Newsletter, doch mit den Programmen kam ich ehrlich gesagt nicht klar. Irgendwie waren alle zu kompliziert oder schlichtweg nicht schön genug. Das änderte sich, als ich auf Flodesk kam. Flodesk ist ein intuitives Programm, mit dem du wunderschöne Newsletter erstellen und versenden kannst.
Pic-time
Die Auslieferung von Bildern an Kunden via Onlinegalerie ist inzwischen ganz normal und ein Muss in der heutigen Zeit. Hier habe ich schon viele Anbieter ausprobiert. Seit ein paar Jahren bin ich bei Pic-time und kann euch Pic-time voll und ganz empfehlen. Neben schlichten Galerien bietet Pic-time Slideshows, Marketing-Automatisierungen, AI Suche und die Einbindung eines Shops für Prints und Fotoprodukte an.
Apps für FotografInnen
Auch auf dem Handy gibt es Apps, die mir die Arbeit als Fotografin erleichtern. Meine zwei Lieblinge für den Shootingalltag sind diese.
Sun Seeker
Wo steht die Sonne zum Zeitpunkt des Shootings? Und wo geht sie unter? An welcher Stelle hat man zur Uhrzeit X Schatten? All das verrät die App Sun Seeker für kleines Geld. Zur App.
RainToday
Es ziehen Regenwolken kurz vor dem Shooting auf oder es fängt ausgerechnet während des Fotoshootings an zu tröpfeln? RainToday ist ziemlich akkurat wenn es um kurzfristige Regenprognosen geht. Es sagt dir, in wie viel Minuten der Regen stoppt und das sogar kostenlos. Zur App.
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